Stadtarchiv Hannover

Bewertung und Erschließung von Beständen

Die Erschließung der Aktenbestände zählt zu den Kernaufgaben des Stadtarchivs.

Bei der sorgfältigen Umverpackung der Akten werden die Dokumente von schädlichen Metall-Heftklammern befreit.

Eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die Akten des Stadtarchivs Hannover durch die Besucher*innen eingesehen werden können, ist die vorangegangene Erschließung der Archivalien. Unter der Erschließung eines Bestandes wird die Ordnung und Verzeichnung der archivwürdigen Unterlagen verstanden.

Sichten und Bewerten

Dem Stadtarchiv werden nicht nur seitens der Stadtverwaltung, sondern auch durch Vereine oder Privatpersonen in regelmäßigen Abständen Aktenbestände angeboten. Es gehört zu den Aufgaben der Archivar*innen, komplexe Aktenbestände zunächst zu "bewerten", das heißt zu entscheiden, welche der angebotenen Akten für die Nachwelt aufbewahrt werden müssen, damit ein guter Überblick über den jeweiligen Sachverhalt gewährleistet wird und künftige interessierte Stadtforscher*innen optimal mit dem Bestand arbeiten können.

Dabei ist zu bedenken, dass es angesichts der Fülle an tagtäglich produzierten Dokumenten schier unmöglich und auf Grund der Redundanz auch überflüssig wäre, alle von der Stadtverwaltung produzierten Akten aufzubewahren.

Die als "archivwürdig" eingestuften Unterlagen werden dann in einem nächsten Schritt im Stadtarchiv weiter bearbeitet.

Umlagern und Erschließen

Bei der sorgfältigen Umlagerung der Akten werden die Dokumente von Metall-Heftklammern und sonstigen Materialien, die das Papier beschädigen könnten, befreit und behutsam in säurefreie Verpackungsmaterialien umgebettet. Die Archivkartons werden dann in Archivregalen in den Magazinräumen dauerhaft gelagert.

Möglichst vorab oder zeitgleich werden die Unterlagen erschlossen, das heißt geordnet und verzeichnet. Im Zuge der Verzeichnung wird jeder einzelnen Akte neben der Signatur auch ein Titel gegeben, der sich aus dem Inhalt der Akte ergibt. Bei der älteren handschriftlichen Überlieferung werden nach Möglichkeit wesentliche Daten bereits bei der Verzeichnung erfasst.

Während die Laufzeit der Akten und weitere inhaltliche Angaben in vergangenen Zeiten analog in sogenannten "Findbüchern" vermerkt wurden, werden die Akteneinheiten heute digital in dem Archivinformationssystem Arcinsys erfasst, um den Archivbesucher*innen die bequeme Suche von Zuhause zu ermöglichen.