Mein Hannover 2030
Checkliste für Veranstaltungen

Stadtdialog "Mein Hannover 2030"
Wenn Sie eine Veranstaltung planen, achten Sie bitte darauf, möglichst frühzeitig folgende Dinge zu klären:
Zu den Ressourcen
- den Termin
- den Finanzrahmen
- Veranstaltungen, bei denen Musik gespielt wird müssen bei der Gema angemeldet werden. Bei Veranstaltungen mit Livemusik ist zu beachten, dass die Musikfolge mit ein- bzw. nachgereicht werden muss. Ggf. sind Beträge an die Künstlersozialkasse (KSK) zu entrichten.
- die personellen Ressourcen für Vorbereitung, Veranstaltungsdurchführung, Nachbereitung, Protokoll
- den Zeitplan zur Gesamtorganisation der Veranstaltung inkl. Vor- und Nachbereitung
Zum Organisatorischen
- die Verantwortlichkeiten:
Wer hat die Verantwortung für die Veranstaltungsorganisation, wer leitet die Veranstaltung, wer moderiert sie? - den Veranstaltungsort:
Welcher Veranstaltungsort ist geeignet und steht zur Verfügung? (Auswahlkriterien sind z. B. Platzbedarf, Ambiente, Anfahrtsweg, Sicherheitskriterien) - den Platzbedarf am Veranstaltungsort:
Wie ist der Platzbedarf innerhalb und außerhalb des Raumes, z. B. für Garderobe, Anmeldung, Gruppenarbeit, Catering, Parkplätze - die Sicherheitsbestimmungen:
Welche Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten? (bei mehr als 200 Anwesenden gilt die Verpflichtung zu einer sicherheitstechnischen Gefährdungsbeurteilung) - den Catering-Bedarf:
Soll es ein Catering geben? Ggfls. frühzeitig vorbestellen! - die frühzeitige Anmeldung Ihrer Veranstaltung mit dem Anmeldeformular
Zum Inhaltlichen
- das Handlungsfeld und die Fragestellung/en aus den Spielregeln zur Beteiligung
- die Zielsetzung der Veranstaltung
- die einzusetzende Methode / das Format und den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung (Grobplanung)
- den eventuellen Unterstützungsbedarf in der Planung und Durchführung
Spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung sollte Ihre Planung abgeschlossen sein:
Zur Teilnehmerverwaltung
- Soll es persönliche Einladungen geben?
- Falls ja: In welcher Form wird eingeladen (schriftlich, per E-Mail, über Kalender…)?
- Soll es eine Rückmeldung der Eingeladenen (Anmeldung) geben?
- Brauchen die TeilnehmerInnen Informationen, z. B. zur Verkehrsanbindung, zur Inklusion?
Zur Ablaufplanung
- Wer eröffnet / moderiert / verabschiedet?
- Ist eine fachliche Einführung nötig, um einheitliches Vorwissen der Teilnehmenden herzustellen?
- Wie lang soll die Veranstaltung sein, wie soll sie ablaufen (Feinplanung, incl. Pause/n)
- Welches Arbeitsmaterial wird gebraucht?
Zum Raum
- Wie soll der Raum eingerichtet sein, welche Ausstattung wird gebraucht? Beispiele: Mikrofone, Rednerpult, Stehtische, Moderationskoffer, Pinnwände.
- Welche Sitzordnung ist sinnvoll? Z. B. Tische mit X Personen, Stuhlkreis usw.
Bitte zeitnah eine feste Verabredung zur Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien treffen.
Spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung sind feste Verabredungen sinnvoll
- Zur Aufgabenverteilung für den Veranstaltungstag (Aufbau, Anmeldung / ggf. Einlasskontrolle, Aufgaben während der Veranstaltung, Abbau, Dokumentation)
- Zum „letzten Feinschliff“ der Ablaufplanung (bitte nachfolgend Info an die Raumverwaltung und das Catering geben)
- Zur eventuellen Nachsteuerung bei der Teilnehmerzahl
Der frühe Vogel… sorgt für einen reibungslosen Ablauf am Veranstaltungstag
Eine halbe Stunde vor Veranstaltungsbeginn sollte
- der Raum fertig eingerichtet sein,
- die Ausschilderung im Haus (Hinweise Saal, Toiletten, Fahrstuhl…) angebracht sein
- die Anmeldung eingerichtet sein
Nach der Veranstaltung
- erstellen Sie bitte zeitnah das formulargebundene Protokoll, das ggf. mit anderen nicht schriftlichen Aufzeichnungen ergänzt werden kann.
- innerhalb von zwei Wochen nach dem Veranstaltungstag versenden Sie bitte das Protokoll schriftlich oder in einer E-Mail an 2030@Hannover-Stadt.de.

Anmeldung einer Veranstaltung
Ausfüllbares Formular auf Basis von MS WORD 97

Protokoll einer Veranstaltung
Ausfüllbares Formular auf Basis von MS WORD 97

Anlage zum Protokollformular
Spielregeln für die Beteiligung
Gema und KSK
Was ist bei der Planung und Organisation einer Veranstaltung zu beachten, wenn Künstler mitwirken oder Musik gespielt wird? Welche Kosten (können) entsteh...
Spielregeln für die Beteiligung
Stadtentwicklungskonzept 2030 - Zeitrahmen 2014 bis 2016
Spielregeln für die Beteiligung - kompakt
Stadtentwicklungskonzept 2030 - Zeitrahmen 2014 bis 2016
Methodensammlung
Arbeitsweisen, die im Rahmen des Stadtentwicklungsdialogs „Mein Hannover 2030“ nützlich sein können.