Das offizielle Portal der Region und der Landeshauptstadt Hannover

Mein Hannover 2030

Checkliste für Veranstaltungen

Eine reibungslose Veranstaltungsdurchführung setzt unter anderem eine gut organisierte Vorarbeit voraus. Der folgenden Zusammenstellung können Sie Anhaltspunkte für Ihre Veranstaltungsorganisation entnehmen.

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, achten Sie bitte darauf, möglichst frühzeitig folgende Dinge zu klären:

Zu den Ressourcen

  • den Termin
  • den Finanzrahmen
  • Veranstaltungen, bei denen Musik gespielt wird müssen bei der Gema angemeldet werden. Bei Veranstaltungen mit Livemusik ist zu beachten, dass die Musikfolge mit ein- bzw. nachgereicht werden muss. Ggf. sind Beträge an die Künstlersozialkasse (KSK) zu entrichten.
  • die personellen Ressourcen für Vorbereitung, Veranstaltungsdurchführung, Nachbereitung, Protokoll
  • den Zeitplan zur Gesamtorganisation der Veranstaltung inkl. Vor- und Nachbereitung

Zum Organisatorischen

  • die Verantwortlichkeiten:
    Wer hat die Verantwortung für die Veranstaltungsorganisation, wer leitet die Veranstaltung, wer moderiert sie?
  • den Veranstaltungsort:
    Welcher Veranstaltungsort ist geeignet und steht zur Verfügung? (Auswahlkriterien sind z. B. Platzbedarf, Ambiente, Anfahrtsweg, Sicherheitskriterien)
  • den Platzbedarf am Veranstaltungsort:
    Wie ist der Platzbedarf innerhalb und außerhalb des Raumes, z. B. für Garderobe, Anmeldung, Gruppenarbeit, Catering, Parkplätze
  • die Sicherheitsbestimmungen:
    Welche Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten? (bei mehr als 200 Anwesenden gilt die Verpflichtung zu einer sicherheitstechnischen Gefährdungsbeurteilung)
  • den Catering-Bedarf:
    Soll es ein Catering geben? Ggfls. frühzeitig vorbestellen!
  • die frühzeitige Anmeldung Ihrer Veranstaltung mit dem Anmeldeformular

Zum Inhaltlichen

  • das Handlungsfeld und die Fragestellung/en aus den Spielregeln zur Beteiligung
  • die Zielsetzung der Veranstaltung
  • die einzusetzende Methode / das Format und den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung (Grobplanung)
  • den eventuellen Unterstützungsbedarf in der Planung und Durchführung

Spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung sollte Ihre Planung abgeschlossen sein:

Zur Teilnehmerverwaltung

  • Soll es persönliche Einladungen geben?
  • Falls ja: In welcher Form wird eingeladen (schriftlich, per E-Mail, über Kalender…)?
  • Soll es eine Rückmeldung der Eingeladenen (Anmeldung) geben?
  • Brauchen die TeilnehmerInnen Informationen, z. B.  zur Verkehrsanbindung, zur Inklusion?

Zur Ablaufplanung

  • Wer eröffnet / moderiert / verabschiedet?
  • Ist eine fachliche Einführung nötig, um einheitliches Vorwissen der Teilnehmenden herzustellen?
  • Wie lang soll die Veranstaltung sein, wie soll sie ablaufen (Feinplanung, incl. Pause/n)
  • Welches Arbeitsmaterial wird gebraucht?

Zum Raum

  • Wie soll der Raum eingerichtet sein, welche Ausstattung wird gebraucht? Beispiele: Mikrofone, Rednerpult, Stehtische, Moderationskoffer, Pinnwände.
  • Welche Sitzordnung ist sinnvoll? Z. B. Tische mit X Personen, Stuhlkreis usw.

Bitte zeitnah eine feste Verabredung zur Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien treffen.

Spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung sind feste Verabredungen sinnvoll

  • Zur Aufgabenverteilung für den Veranstaltungstag (Aufbau, Anmeldung / ggf. Einlasskontrolle, Aufgaben während der Veranstaltung, Abbau, Dokumentation)
  • Zum „letzten Feinschliff“ der Ablaufplanung (bitte nachfolgend Info an die Raumverwaltung und das Catering geben)
  • Zur eventuellen Nachsteuerung bei der Teilnehmerzahl

Der frühe Vogel… sorgt für einen reibungslosen Ablauf am Veranstaltungstag

Eine halbe Stunde vor Veranstaltungsbeginn sollte

  • der Raum fertig eingerichtet sein,
  • die Ausschilderung im Haus (Hinweise Saal, Toiletten, Fahrstuhl…) angebracht sein
  • die Anmeldung eingerichtet sein

 Nach der Veranstaltung

  • erstellen Sie bitte zeitnah das formulargebundene Protokoll, das ggf. mit anderen nicht schriftlichen Aufzeichnungen ergänzt werden kann.
  • innerhalb von zwei Wochen nach dem Veranstaltungstag versenden Sie bitte das Protokoll schriftlich oder in einer E-Mail an 2030@Hannover-Stadt.de.